个人生产力的提升是个永恒的话题…… 注册 | 登陆

Outlook和GTD[Outlook & GTD]

Outlook和GTD[Outlook & GTD],gtd

前几天电话朋友@邹鑫 询问这样一个问题:对于GTD(Getting Things Done)的初学者来说,用什么软件管理日程这些事情比较好。

我关注GTD应该是在2007年开始的,积累到今天也有自己的一些独特的方式,不过当我试图影响更多人的时候,我发现我遇到了盲点,就是不知道初学者应该从哪里入手比较合适,因为我全然忘记了我自己的一些成长感受。我几乎最倚重的就是Outlook这一简单的工具,所以我需要向他请教。交流完毕后,邹鑫建议我把我用Outlook的心得整理一下。我一直担心在专家面前是不是班门弄斧,不过想想借着这个机会梳理一下也是一件很好的事情,所以成了此文。以下是正文:

一、我的理解

GTD这东东,说到底是个洋货。翻译成中文有一种通俗的译法叫做:今日事毕。里面有个关键的名词叫做:事(儿)。那么什么是事儿从哪里来呢?按照冯仑的一个段子,用在这里也很贴切,他说:成功应该干三件事情,干别人不干的事情,把的别人的事情当自己的事情还要学会没事找事。这里面的三种事情其实就代表了我们GTD中应该干的三类事情:

第一类:把别人的事情当做自己的事情。就是要以承诺为依托,做好别人托付、交代、指派、转交给你的活儿。比如:打印个文件、校对个稿子、画张CAD图等等。这个阶段一般是职业生涯的初期或者初初江湖的日子。积累的是做事儿准确、更好、高效的方法以及初步的信誉人品等等。

第二类:干别人不干的事情。就是在小团体里面要有一些与众不同的能力,就是木桶原理的补短板能力。比如:做个非豆腐渣工程、做一个公司网站、写一本有意义的书等等。你可能是和很多人合作,不过要有能力保证整体事情的效果。这个阶段一般是职业生涯的第二阶段,积累的是声誉和威望。

第三类:没事找事。就是在做好前面两个事情的基础上,开始尝试一些新领域的探索,寻找新的机会,贡献组织和回馈社会。比如:注册个新公司进军某一领域、设立个什么基金做点善事、半个什么学校帮帮新人之类。这个阶段是各种名誉、实力等等积累到一定程度后才能干的事情,绝对不是大家骂人的时候说的“没事儿找抽”啊。

很多时候,第一类事一般就是一些鸡毛蒜皮的小事儿,第二类事儿是一个项目和工程,第三类事儿是更大动静的项目和工程。这之间互相依托也相互影响。所以积累一个品牌容易么。

对事情的分类应该是做事物管理的基础。同时,由于你为了积累品质,保障效果,就需要学习把这三种事情逐渐都做好了才行,这是个漫长的修行过程。

二、我的工具

对事儿的种类有了理解,工具就成为一个次要的事物。不就是保证事情都多、快、好、省的做完么,具体来说就是效果要好、速度要快、质量要高、成果要多、成本要省…………总之所有的好事儿都占尽了就对了,不过有时候天上掉馅饼的事情好像从没有过。不过怎么均衡这事情,不是本文谈的重点,就此略去5000字。

回到我的工具上来。我的工具很简单,他们是:Outlook 2010、Google CalendarGoogle Syn、各平台客户端(iOS 的SaiSuke的历和Android4.0 自带的日历功能)。简单解释一下:Outlook是管理邮件、联系人、日程的利器,Office家族的成员。BTW,我一个微软的朋友说,Office是微软最挣银子的产品。Google Calendar是谷歌的在线日历,可以和Gmail账户同步。Google Syn是同步Outlook和Google Calendar的工具。各种平台客户端只要绑定了Gmail账户就能和日历系统同步了。具体的方式大家去百度下就明白了,咱们重点还是讨论GTD。

三、我的方法

我的方法很简单,对于三类事情来说,通常记录和管理方式如下。

第一类事情,很简单,即干什么就写什么,例如:

和张三吃饭、给何总打电话要资料、晚上把身份证带包上、妈妈的生日……

第二类事情和第三类事情,很相似,区别是先把项目里程碑式的节点提前录入日程,之后分解成第一类事情后再写,例如:

A计划的第一次沟通会、B计划的总结会、销售的封闭培训一天……

以销售培训为例,记录里程碑好节点后,再把节点分解成:完成培训课件的准备、完成全体销售的通知工作、完成课件打印制作工作、完成会场布置工作……

这样的话,几乎大大小小的事情都能融入日历,而且整个人可以无忧无虑的在任何一个终端看到日程和提示。

四、我的感悟

对时间管理的感悟是来自很多细腻的方面。

1.记录要标准和准确。例如古代的结绳记事,仅仅完成了事物提醒2个环节(即有件事要做和什么事情要做)的一个环节,也就是触发有事要做,但是具体做什么古人就常常忘记了,直到后来形成了文字。所以,规范的记录有助于不遗忘。回顾起我早起的记录来,写着和某老师吃饭,但具体某某某是谁随着时间推移就淡忘了。

2.突发性事情的记录。很多时候,是来不及计划就变化了。所以,常常是做完了事情才来得及记录。我的想法是劲量要把这类事情也记录下来,方便以后查阅和管理。

3.日历数据。现在的日历越来越多,我发现Goolge Calendar里面能设置日历名词,打包管理,不妨以五年为一个单元,将来单体数据就不会太大了。也符合我们国家“五年计划”的发展要求。

4.简单就是优秀。Outlook其实有很多功能,比如设置Busy还是不Busy,特殊事件是不是加个颜色,我几乎从来不用。这样的好处是使用起来最简单,最方便。只要我能懂,不耽误事情就好了。

5.关于记录的整理。企业管理里面有句话叫做:没有记录等于没有发生。虽然我们没法像《奇特的一生中》柳比歇夫那么牛X的工作,但是要时不时回顾下,我一般是年终总结的时候会回顾。而且,我不认为柳先生苦行僧一般的生活是值得推崇的,只是他对时间和生命的尊重值得敬佩,因为王小波说,生活就是为了有趣。

以上是我对自己使用Outlook和GTD的一点体会。



原创文章如转载,请注明:转载自放牛者说 [ http://www.jorywang.com ]
如果你觉得我分享的东西不错,请关注我:1、新浪 2、豆瓣 3、腾讯 4、知乎
我经常使用微博,欢迎大家利用微博来提问交流。
欢迎用RSS或邮件进行定阅,便于阅读。
填写您的邮件地址,订阅我们的精彩内容:

[独立博客以记录价值为存在的乐趣,没有稿酬的记录和分享依然令我乐于坚持。]
[希望有志趣相投的朋友能在正确的时间,正确的地点,用有趣的方式把酒畅聊。]
[如果您喜欢我的文章,或者您通过阅读而有所收获,或者您乐于给我更多肯定。]
[您可以通过支付宝向我支付任意金额,金额背后的精神支持是我坚持下去的更大动力。]
更多


无觅相关文章插件,快速提升流量

Tags: gtd


« 上一篇 | 下一篇 »

Trackbacks

点击获得Trackback地址,Encode: UTF-8

4条记录访客评论

GTD,我居然没有使用过。

Post by 民工 on 2012, April 16, 6:33 PM 引用此文发表评论 #1

引用 民工 说过的话:
GTD,我居然没有使用过。
来得及,现在就用

Post by Jorywang on 2012, April 16, 7:53 PM 引用此文发表评论 #2

生活为了有趣,和有趣的人生活人生更有趣

Post by 一片云 on 2012, May 7, 9:45 AM 引用此文发表评论 #3

自从Web方式看邮件,outlook很久没用了。

Post by 指纹膜 on 2013, January 9, 11:10 PM 引用此文发表评论 #4


发表评论

评论内容 (必填):