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时间管理的助手[The Assistant of Time Management]

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随着事情的增多,我发现我已有的工作方式和工作习惯已经远远的制约了我的发展。因此,最近的一个月,我一直在研究如何提升工作的效率。现在终于有了一些提高,所以汇总成文。

一、Outlook的日程安排

Outlook07的功能非常的强大,他加入了很多的管理功能。以前一直不知道如何使用,现在发现在日程管理里面,将每天要做的事情都记录在上面,分不同的时间段。到了时间,Outlook会自动的弹出一个对话框,问你这个工作做完了没有?你可以选择“取消”就是做完了,也可以选择“稍后提醒”就是把工作后延。这样有效的防治你忘记一些东西。如果你做完了工作,那些你曾经纪录的工作任务还是会停留在日程面板上面。但是你看着一个个事情已经都被你征服,心情是大不相同的。

Outlook里面还有一个任务的功能,你可以加上一些战略性的工作,这样免得你连战略都忘了。这个东西如果做完了会划上一道中划线。帮助你扫清一些敌人。

二、PPC和Outlook的短信接口

因为PPC是可以和Outlook同步的,所以,有人开发了一个发短信的软件。电脑和PPC同步以后,就可以用电脑发短信了。这样用键盘打字,无形中加快了很多速度。帮助你轻松完成工作和对外沟通。但是目前发现,好像联通的手机很难收到短信,这是软件的Bug。

三、飞信、QQ、MSN的辅助

飞信的好处在于可以免费的给移动手机发信息,虽然这个是移动占领IM市场的一个手段。但是从长远来看,飞信得功能还是不如QQ,所以,很难把QQ的客户占领。因此,短期内飞信将依然保持免费发信的策略。QQ就不必说了,国内最火的IM工具。MSN是我后来开始用的,因为很多Office的人喜欢这个。有什么优点我实在没有发现,只是入乡随俗吧。也许是应为QQ名气太大,办公室长封杀的缘故,大家不得不用MSN来弥补QQ的缺位。

四、养成发邮件的项目工作方式

邮件的好处在于使得沟通不再流失,大家可以通过邮件来确认彼此的情况。更多的了解彼此的进度,实现项目的有序推进。同时邮件还是很好的商务沟通的案底,能有效的提升工作的责任感。特别是使用抄送功能,能够顺便告诉相关人士,加速多方沟通。同时,还有一个电子商务的礼仪教程,是来自译言网的。供大家学习参考。

暂时想到的就是这么多,经过这几招的处理,每天休息的时候总能感觉到一种放下的感觉,反正明天的事情总是已经安排好了,按部就班的做就行了。同时随着事情的放下,也能够找到把压力降低,心情也轻松一些。

下一步就是要更进一步的研究数据的备份,更好的提升数据管理。



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Tags: outlook, 时间管理


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